Formas de mejorar la productividad personal

Como propietario o directivo de una fábrica o taller sabes lo importante que es que los procesos de fabricación sean tan eficientes como sea posible. Para la mayoría esto se traduce en invertir en la tecnología adecuada y en contar con una fuerza de trabajo productiva.

De hecho, incrementar la productividad de los trabajadores debería ser una actividad continua en cualquier fábrica. Sin embargo, mejorar la productividad no debería ser algo reservado solo para los trabajadores del talles. Todos en la organización, desde los más altos ejecutivos hasta los administrativos deberían estar en el foco de la mejora continua de la productividad personal.

Por eso, aquí traemos 5 técnicas simples con las que cualquiera en la empresa puede ser más productivo.

La lista

Una buena forma de empezar el día es con una lista de las cosas que hacer durante la jornada. Algunas personas la preparan, mientras que otras… no tanto. La verdad ea que es muy rara la persona que puede llevar una lista coherente de tareas a realizar en la cabeza y asignarles prioridades; por eso, si tu tendencia natural es no preparar estas listas, prueba durante algunas semanas y mira qué tal funciona.

Mantenla corta

Si tu lista diaria contiene demasiados elementos te puedes sentir abrumado y de hecho te hará perder el tiempo por la preocupación de cumplir con las tareas. Para la mayoría de nosotros una lista de 4-6 elementos consituye una lista factible. Incluso algunas personas crean dos listas, una centrada en las actividades del día actual y una más larga que contiene tareas a realizar en el futuro.

No mires la lista larga hasta el final del día, cuando la puedes utilizar para fijar las prioridades del día siguiente.

Prueba tus objetivos

El mero hecho de poner por escrito y priorizar una lista de actividades nos fuerza a considerar el valor de cada tarea en relación a nuestros objetivos globales del negocio. Cuando escribes tu lista diaria de tareas a realizar pregúntate en cada tares ¿me ayuda a alcanzar los objetivos de la empresa?”. Si la respuesta es no deberías preguntarte si esa tarea debería estar en la lista o, al menos, llevarla al final.

Trabaja para tu negocio, no solo en él.

Es fácil quedarse atrapado en las actividades cotidianas y ‘apagando fuegos’ hasta el punto de perder de vista el panorama general. Tómate un día cada mes para apartar las actividades del día a día para que puedas reflexionar sobre los objetivos de la empresa a medio y largo plazo, y de qué forma te estás acercando a ellos.

¿Tienen sentido tus objetivos o deberías modificarlos? ¿Qué fuerzas, internas o externas, impiden progresar hacia los objetivos? ¿Cómo definirías el estado ideal de tu organización? ¿Qué te impide llegar ahí? Para muchos propietarios o directivos, trabajar con un asesor o reunirse en una mesa con otros directivos puede ayudar a ganar perspectiva sobre el negocio y desarrollar mejores estrategias.

¿Existe una App para ello?

Si eres como la mayoría de nosotros, tus dispositivos móviles –smartphones o tabletas- son tu principal herramienta de comunicación. No obstante, pueden hacer mucho más. Existe un número extraordinario de Apps que pueden ayudarte a incrementar tu productividad personal, desde gestores de tareas (como Any.do o Trello.com) que permiten gestionar las tareas diarias y emiten alertas, hasta servicios ‘en la nube’ como Dropbox que permiten almacenar y compartir archivos (documentos de texto, hojas de cálculo, archivos CAD, …) con los colaboradores adecuados.

Esta no es una lista exhaustiva, por supuesto, pero estas ideas básicas pueden ayudarte a un inicio rápido en un programa de mejora de la productividad personal.